Bir B2B portalı ürün kataloğundan fazlasıdır. Bayinin ne sipariş edebildiği, hangi fiyatı gördüğü ve işlem durumunu nasıl izlediği şirketin ticari kurallarına bağlıdır. Tahsilat akışı da bu kurallardan bağımsız tasarlandığında merkez ekibin manuel işi azalmak yerine artabilir.
Ticari kuralları görünür kılın
Müşteriye özel fiyat, vade, iskonto, limit ve sipariş onayı gibi kurallar farklı kaynaklarda tutulabilir. Önce bu bilgilerin nereden geldiğini ve kim tarafından değiştirildiğini belirleyin. Portalın gösterdiği fiyat ile ERP’nin hesapladığı fiyat farklıysa kullanıcı güveni hızla kaybolur. Fiyat geçerlilik zamanı da kuralın bir parçasıdır.
Siparişin durumunu açık anlatın
Talebin alınması, ticari onay, sevk hazırlığı ve teslim aynı durum değildir. Müşteri hangi aşamada olduğunu görebilmeli; iptal ve değişiklik sınırlarını bilmelidir. İç ekip için kullanılan teknik kodlar yerine anlaşılır durum adları seçin. Belirsiz bir “işleniyor” mesajı telefon trafiğini azaltmaz.
Ödeme sonucu ile kaydı ayırmayın
Ödeme girişiminin başlaması tahsilatın tamamlandığı anlamına gelmez. Başarısız, bekleyen, başarılı ve iade edilmiş durumları ayrı ele alın. Bildirimin tekrarlanması veya gecikmesi halinde aynı işlemin iki kez kaydedilmesini önleyecek kontroller gerekir. İşlem numarası ile cari kaydın ilişkisi takip edilebilir olmalıdır.
Mutabakatı günlük operasyon yapın
Portal, ödeme hizmeti ve muhasebe kayıtlarının karşılaştırılması sonradan düşünülmemelidir. Eksik kayıt, tutar farkı veya yanlış müşteri eşleştirmesi için bir takip kuyruğu oluşturun. Her istisnanın sorumlusu ve kapanış koşulu belli olduğunda tahsilat ekibi sorunları tek tek aramak yerine görünür listeler üzerinden çalışabilir.
Uygulama kontrol listesi
- Ticari kural ve veri sahipliği tablosu hazırlayın.
- Ödeme durumlarını sipariş durumlarından ayrı tanımlayın.
- İstisna ve mutabakat kuyruğu oluşturun.
Bu konuyu işletmenize uyarlayalım.
Mevcut süreçlerinizi ve sistemlerinizi paylaşın; uygun başlangıç noktasını birlikte değerlendirelim.
İlgili Çözümü İnceleyin ↗