Elektronik belgeye geçiş, bir hesabın açılmasından ibaret değildir. Belgenin nerede oluşacağı, kim tarafından kontrol edileceği ve işlem durumlarının nasıl izleneceği belirlenmelidir. Muhasebe, operasyon ve yazılım ekipleri aynı plan üzerinde çalışmadığında elektronik akış yeni manuel takip işleri doğurabilir.
Belge yolculuğunu çıkarın
Sipariş, sevk, fatura ve muhasebe kaydı hangi uygulamalarda oluşuyor? Aynı bilgi tekrar mı yazılıyor? Önce mevcut belge akışını çizin. Hangi aşamada eksik veri oluştuğunu ve düzeltmenin kim tarafından yapıldığını görün. Böylece entegrasyon gereksinimi ile süreç düzenleme ihtiyacını birbirinden ayırabilirsiniz.
Hizmeti kullanım senaryosuyla seçin
Portal kullanımı ile ERP içinden belge üretimi farklı operasyonlar doğurur. Belge hacmi kadar, şube yapısı, kullanıcı yetkileri ve istisna takibi de seçimde etkilidir. Çözüm sağlayıcının ürününü kendi işinizin normal ve hatalı işlem örnekleriyle değerlendirin. Yalnızca birim fiyatı karşılaştırmak toplam çalışma yükünü göstermez.
Durum ve hata takibini planlayın
Oluşturulan belgenin iletimi, sonucu ve ilgili kayda dönüşü görünür olmalıdır. Hatalı müşteri bilgisi, eksik alan veya iletişim sorunu için bir takip sorumlusu belirleyin. Operasyonun “gönderildi” ifadesiyle yetinmesi yerine, hangi durumun tamamlanmış kabul edildiğini ortaklaştırın.
Güncel koşulları resmî kaynaktan kontrol edin
Hangi uygulamanın hangi işletme için zorunlu olduğu ve geçiş tarihleri güncel düzenlemelere bağlıdır. Kararı eski bir blogdaki ciro eşiğine göre vermeyin. GİB’in güncel duyuru ve dokümanları ile mali müşavirinizin değerlendirmesini esas alarak teknik geçiş planını oluşturun.
Uygulama kontrol listesi
- Belge üretim ve kontrol sorumlularını belirleyin.
- Normal işlem kadar hata senaryosunu da deneyin.
- Güncel koşulları GİB ve mali müşavirinizle doğrulayın.
İlgili resmî kaynak
GİB · e-Belge resmî portalı ↗Bu konuyu işletmenize uyarlayalım.
Mevcut süreçlerinizi ve sistemlerinizi paylaşın; uygun başlangıç noktasını birlikte değerlendirelim.
İlgili Çözümü İnceleyin ↗